La administración del tiempo personal
Una condición
propicia –tal vez no necesaria, pero sí adecuada- para la realización de un
plan de vida es la administración del tiempo personal. Este recurso tiene su
base en el mundo empresarial. Se diseñaron modelos desde varias consultorías
para que los ejecutivos pudieran disponer mejor de su tiempo en su trabajo y
fuera de éste. Entre estos consultores destacan Peter Drucker y Alec Mackenzie.
Ahora bien, pese a tener este
origen, la administración del tiempo no
es exclusiva para ellos, sino es para cualquier persona que desee aprovechar
mejor el tiempo y realizar su proyecto vital.[1]
La gestión del tiempo personal requiere del control de uno mismo y del entorno (en
la medida de lo posible). Ésta se hace desde el sentido común, no hay una
receta milagrosa.[2] Se
trata de un enfoque voluntarioso y consciente para rendir mejor.
El tiempo personal o individual es una variedad de las múltiples
concepciones que tenemos del tiempo. En términos sencillos se refiere –pecando de
incluir lo definido en la definición- al tiempo del que dispone una persona
para sí en una sociedad. Las sociedades
modernas occidentales y urbanizadas viven un tiempo acelerado, lleno de ocupaciones,
centrado en la productividad y el trabajo. La administración del tiempo,
entonces, estará ligada a la eficacia para cumplir en el mundo laboral y
disponer de tiempo para actividades no-laborales del gusto de la persona en
cuestión.
El tiempo, pues, para efectos de una planeación deberá de concebir dos
rubros: la administración del tiempo en el trabajo y la administración del
tiempo fuera del trabajo. Desde mi punto de vista, hay un error en el enfoque
de muchos autores de administración del tiempo, en relación con las personas.
Hacen este diseño privilegiando la productividad, e ignoran que la plenitud de
la gente no sólo está en el ámbito laboral, sino también en el familiar y el
social. A veces dicha literatura recomienda
lidiar con las visitas sorpresas o evadir a amigos que te buscan, como
si ellos fueran obstáculos. Tales coaches y especialistas en desarrollo humano
no tienen en mente que el arrepentimiento de muchos moribundos es no haber
convivido lo suficiente con familiares y amigos o no haber realizado algunas
actividades que quisieron hacer, pero que sacrificaron por estar trabajando.
Así que en una administración del tiempo personal, no se debe de privilegiar a
priori el trabajo. Esas recomendaciones me parecen sólo válidas dentro del
horario laboral, pero inválidas fuera de éste. Las prioridades de toda una vida
las deben de establecer los propios sujetos que administran su vida. No se debe
de suponer que el centro de todo es el trabajo.
La gestión del tiempo personal
Willbaut Maonëlla propone un sistema personal de gestión del tiempo en
siete pasos: 1) fijación de objetivos individuales, 2) establecimiento de
prioridades, 3) planificación, 4) organización, 5) acción, 6. Protección, 7)
seguimiento.
Los objetivos individuales tienen que ver con nuestras metas de vida y
los objetivos que se desprenden de ella. Muchos objetivos del trabajo ya están
establecidos por el rol que ejercemos, nuestros objetivos del tiempo libre, son
aquellos que determinamos en función de nuestros intereses, aficiones y
relaciones interpersonales. Ya establecidos los objetivos hay que ver cuáles
son más importantes y que requieren hacerse primero, lo más urgente. Luego
sigue el establecimiento de un curso de acción: el cómo los voy a cubrir de la
manera correcta y eficiente, usando un recurso tecnológico disponible que
facilite el proceso. Luego hay que organizar el tiempo y hora en el que se van
a realizar. También se deben de evitar los distractores y las demoras en su
ejecución (protección) y finalmente se debe de hacer un balance de cómo va
operando dicha implementación.
Planeación diaria
En el caso de nuestras actividades de la vida corriente (current life
tasks) conviene una planeación diaria. Ésta se debe de realizar en la noche
anterior al día en cuestión o bien en la mañana del mismo. La planeación diaria
es considerada como una utilización efectiva del tiempo propio. Está ligada a
los objetivos inmediatos y a corto plazo.
Planificación semanal y mensual
Esta sirve para afrontar también los objetivos inmediatos y los de corto plazo.
Pero distribuye las actividades de la semana o del mes. En una planificación semanal puedo tener una
visión panorámica de siete días, permitiéndome ver la distribución de tiempo
laboral y tiempo libre, planear acciones y cubrirlas. La planeación mensual
amplía el espectro de visión a cuatro semanas.
La planeación semanal debe de hacerse el domingo por la noche o bien el
lunes por la mañana junto con la planeación de ese día. La planeación mensual
deberá de hacerse durante la última semana del mes anterior o en el primer día
de ese mes.
El uso de la agenda
Una forma de
planear importante diaria, semanal y mensualmente es por medio de la agenda.
Las agendas regularmente permiten hacer una planeación hasta por un año. La
agenda permite ir programando las acciones y compromisos conforme se vayan generando.
También tienen la ventaja de que facilitan la consulta del día, de la semana o
de un mes en ella.
Principios de organización en la administración del tiempo
En tales planificaciones, Manoëlla propone un principio de organización eficaz
que llama S.A.A.E.E.E. Es un acrónimo para simplificación-anticipación-agrupamiento-economía
de movimientos-economía de trabajo-estandarización. Eso implica simplificar los
procedimientos de trabajo, reunir los elementos necesarios para realizar las
actividades del día, agrupar las tareas que tengas elementos comunes, tener
todo lo posible a la mano para no desplazarse del lugar donde se ejecuta el
trabajo, distribuir con otros el trabajo siempre que sea posible y utilizar
procedimientos o proyectos ya existentes que sirvan para alcanzar el objetivo
deseado.
Ciertamente que no se puede aplicar religiosamente para un proyecto de
vida este sistema. La economía de trabajo, es decir, delegar responsabilidades
de mi vida en otras personas, no siempre es posible o conveniente en algunos
rubros de la vida. El delegar la educación de los hijos en otras personas no
siempre es la más sabia decisión. Tal vez delegar la limpieza en una empleada
doméstica, si te lo permite tu economía, sí lo sea. Entonces este sistema tiene que ser flexibilizado
según el objetivo.
Sin embargo, usar como un modelo orientador el sistema S.A.A.E.E.E. en la
planificación diaria, semanal o mensual puede servir de mucho.
Fuentes
David Casares y Alfonso Siliceo, Planeación de vida y carrera, edit. Limusa, México, 2010, p. 105 y
ss.
Willbaut Manoëlla, Justo
a tiempo, edición electrónica.
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